Beter en leuker grip krijgen op het bereiken van je doelstellingen in project-, programma-, portfolio- en assetmanagement.
In de vorige UFO© blog hebben we het concept van UFO toegelicht en de 8 ‘vogels’ die we daarin onderkennen. In deze blog gaan we verder met een korte toelichting op twee van de acht vogels uit de UFO matrix: de Kalkoen en de Uil.
Voorziene zekere gebeurtenis
Als we het hebben over de Kalkoen en de Uil dan hebben we het over voorziene zekere gebeurtenissen. Dat zijn gewenste of ongewenste gebeurtenissen die zeker gaan optreden maar waarvan de impact / omvang / consequenties nog niet hard zijn, dus in die zin onzeker. Binnen wiens verantwoordelijkheid het beheersen van die onzekerheid valt, bepaalt of de gebeurtenis een Kalkoen of een Uil is.
Bijvoorbeeld: een onderdeel van een project is het slopen van een gebouw. Men weet dat bij het slopen van het gebouw ook de fundering moet worden verwijderd maar de projectorganisatie heeft geen gedetailleerd beeld van hoeveel fundering (en wat voor fundering precies) aanwezig is onder de grond. En dus zijn de doorlooptijd en daarmee gemoeide kosten nog niet met zekerheid maar wel degelijk binnen een bepaalde bandbreedte in te schatten.
Mijn Kalkoen of jouw Kalkoen?
En ‘mijn Uil of jouw Uil?’ Oftewel, wie is er verantwoordelijk om de onzekerheid rondom de zekere gebeurtenis te beheersen? Dat is een belangrijk gesprek om te hebben! Het praten in termen van vogels i.p.v. ‘mijn of jouw onzekere voorziene zekere gebeurtenis’, kan hierbij flink helpen.
Hierbij geldt de basisregel: de (verantwoordelijkheid voor de) beheersing van de onzekerheid ligt in de basis bij de partij die de onzekerheid het beste kan benutten (in geval van een kans), of het beste kan beheersen (in het geval van een bedreiging).
In het voorbeeld van het verwijderen van de fundering: is het een Kalkoen voor de aannemer/opdrachtnemer die de fundering gaat verwijderen en daarmee een Uil voor de projectorganisatie? Of zit het toch anders?
Denk hierbij aan de volgende metafoor voor de Kalkoen: je krijgt ‘de Kalkoen’ op je bord maar je weet nog niet precies hoe groot deze is.
Uilen zijn slimme dieren
De gewenste gebeurtenis is dat de fundering beperkt in omvang is en makkelijk te verwijderen. De ongewenste gebeurtenis is dat de fundering lastig te verwijderen is en aanzienlijk in omvang. Feit is dat de fundering verwijderd wordt maar de inspanning en kosten zijn onzeker maar wel binnen een bandbreedte in te schatten.
En als metafoor voor de Uil: Uilen zijn slimme dieren. Zij weten heel veel. Het project ziet ze vliegen (optreden) op de boerderij (het project) maar de Uil hoort niet tot de boerderijdieren waarvoor het project zelf dient zorg te dragen op de boerderij (het project). Het verwijderen van de fundering is voor het project een Uil, de kennis en kunde zit bij de aannemer/opdrachtnemer, maar wordt zeker meegenomen in de kosten en planning van het project.
Tot slot: stel je voor dat de werkelijke kosten of de daadwerkelijke tijd die nodig is om de fundering te verwijderen uiteindelijk buiten de verwachte grenzen vallen. In dat geval hebben we niet te maken met een “Kaloen” of een “Uil”, maar met twee andere vogels uit de UFO© matrix.
Meer informatie over het gebruik van de “Pauw” en de “Ooievaar” wordt behandeld in de volgende UFO blog! Houd onze website dus goed in de gaten.
