Beter en leuker grip krijgen op het bereiken van je doelstellingen in project-, programma-, portfolio- en assetmanagement.
In de vorige UFO© blogs hebben we het concept van UFO toegelicht en de 8 ‘vogels’ die we daarin onderkennen. Na de Kalkoen en de Uil in vorige blog, vliegen in deze blog de volgende twee vogels uit de UFO matrix voorbij: de Pauw en de Ooievaar.
Voorziene onzekere gebeurtenis
Als we het hebben over de Pauw en de Ooievaar dan hebben we het over voorziene onzekere gebeurtenissen. Dat zijn gewenste of ongewenste gebeurtenissen die niet zeker gaan optreden en waarvan de impact / omvang / consequenties nog niet hard zijn, dus in die zin ook onzeker. Of te wel: het kan zijn dat de voorziene gebeurtenis gaat optreden maar het kan ook zijn dat deze niet optreedt. En als de voorziene gebeurtenis optreedt is dan het niet per definitie duidelijk wat het effect precies is. Verder geldt dat je de gebeurtenis expliciet onderkend hebt (bijvoorbeeld in een risicodossier): als de gebeurtenis optreedt, is het geen complete verrassing want je had de gebeurtenis op je vizier. Binnen wiens verantwoordelijkheid het beheersen van die onzekerheid valt, bepaalt of de gebeurtenis een Pauw of een Ooievaar is.
Voortbordurend op het voorbeeld van het verwijderen van de fundering vanuit de vorige blog: Door de projectorganisatie is voorzien dat er een (kleine) kans is dat de hoeveelheid te verwijderen fundering aanzienlijk groter is dan de aangenomen bandbreedte rondom de hoeveelheid te verwijderen fundering. Wat dan zal leiden tot aanzienlijke uitloop in tijd en daarmee kosten. En dat roept dan de vraag op:
Mijn Pauw of jouw Pauw?
En ‘mijn Pauw of jouw Ooievaar?’ Oftewel, wie is er verantwoordelijk om de onzekerheid rondom deze onzekere gebeurtenis te beheersen?
Uiteraard geldt ook hier wederom de basisregel: de (verantwoordelijkheid voor de) beheersing van de onzekerheid ligt in de basis bij de partij die de onzekerheid het beste kan benutten (in geval van een kans), of het beste kan beheersen (in het geval van een bedreiging).
Is het voornoemde risico dan een Pauw voor de aannemer/opdrachtnemer die de fundering gaat verwijderen en daarmee een Ooievaar voor de projectorganisatie? Of zit het toch anders?
De opdrachtnemer/aannemer is degene die in beginsel het beste rekening kan houden met meer te verwijderen fundering maar gaat ook niet zondermeer aanvullende mankracht en materieel – standby – houden om op te schalen indien nodig. Zeker als die kosten helemaal voor hem/haar zijn. Hier geldt dat tenminste het goede gesprek moet worden gevoerd en heldere afspraken moeten worden gemaakt wat wel en wat niet onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer/aannemer valt om te beheersen. Niet per definitie een Ooievaar voor de opdrachtgever dus.
Het materieel van de opdrachtnemer kan ook in storing raken waardoor het verwijderen van de oude fundering vertraging oploopt. Een dergelijke ongewenste gebeurtenis lijkt wel duidelijk een Pauw voor opdrachtnemer. Toch goed om ook dit met elkaar goed te bespreken!
De Ooievaar is geen boerderijdier, de Pauw wel!
Alhoewel je de ooievaar vaak op de boerderij ziet, zeker als er een broedpaal neergezet is op de boerderij ?, het is en blijft geen boerderijdier waar de boer zorg voor dient te dragen.
Het project ziet ze aan komen vliegen (mogelijk optreden) op de boerderij (het project) maar de ooievaar hoort niet tot de boerderijdieren waarvoor het project zelf dient zorg te dragen op de boerderij (het project).
Om de Pauw als metafoor voor voorziene onzekere gebeurtenis te onthouden: Denk dan aan dat de pauw heeft in beginsel een pracht verenkleed heeft, of je dat te zien krijgt is maar de vraag en als de pauw het laat zien is het dan wel zo’n pracht verenkleed of blijkt er vele pauwenveren te ontbreken waardoor het effect toch echt anders is.
Tot slot
De volgende keer in de blog: de 4 overige vogels die je tegen kunt komen in je project-, programma-, portfolio-, assetmanagement: De (domme) gans, De struisvogel (met zijn kop in het zand), de (te laat kraaiende) Haan en de Zwa(a)n(ezang)!
