Beter en leuker grip krijgen op het bereiken van je doelstellingen in project-, programma-, portfolio- en assetmanagement.
Net voor de zomer heeft Delta Pi de UFO-matrix© geïntroduceerd. We beloofden toen een nadere toelichting op de beeldtaal die UFO is om het gesprek over de omgang met onzekerheden beter met elkaar te kunnen voeren. En ‘boy oh boy’ wat is er een boel onzekerheid bijgekomen dit jaar om het gesprek over aan te gaan.
Hoewel UFO ook gebruikt kan worden om over de onzekerheid in de wereld te praten, laten we dat even links liggen. Laten we eerst klein(er) beginnen en het concept van UFO uitleggen. Want hoe pas je UFO nou toe op het bereiken van je doelstellingen in project-, programma-, portfolio- en assetmanagement.
UFO, waar is het voor bedoeld?
Met UFO willen we beeldtaal onderdeel maken van het betere gesprek over de omgang met onzekerheden i.r.t. de doelstellingen die worden nagestreefd. Of dat nu projectdoelstellingen zijn, assetmanagement doelstellingen of anderszins. UFO is bedoeld om beter het gesprek te kunnen voeren over welke onzekerheden er zijn en wie ervoor aan de lat staat (wie verantwoordelijk is) de onzekerheden te beheersen of te benutten.
Met UFO willen we – zogezegd – ‘Unidentified Flying Objects’ zoveel mogelijk ‘Identified’ maken en belangrijker nog, onzekerheden beter beheersen en benutten.
UFO, wat zijn de kernbegrippen?
Om het UFO concept beter te begrijpen én te kunnen toepassen leggen we uit welke kernbegrippen samenhangen met UFO.
- De Boerderij de boerderij staat voor jouw project, programma, portfolio of asset waar jij (of je organisatie) verantwoordelijk voor bent (is).
- De Boerderij vogels de boerderij vogels zijn gedomesticeerde vogels die typisch op een boerderij rondlopen / vliegen. UFO onderscheid de Kalkoen, de Gans, de Haan en de Pauw. Op jouw project, programma, asset lopen en vliegen ze ook rond.
- De ‘Wilde vogels’ dit zijn de vogels die niet gedomesticeerd zijn en ook niet primair onder de hoede van de boer vallen. Bij UFO onderkennen we de Uil, de Zwaan, de Ooievaar en de Struisvogel. Dat zijn de vogels dus die zich niet standaard op de boerderij bevinden maar die wel overvliegen of even (verwacht of onverwacht) een bezoekje brengen aan de boerderij. En oh ja, natuurlijk. De struisvogel is de enige vogelsoort van de acht UFO vogels die niet in het wild in Nederland voorkomt. Die zal dus niet ‘echt’ langs komen op de boerderij (en ja, er zijn ook struisvogel boerderijen). Waarom dan toch struisvogel? Omdat UFO zich niet beperkt tot toepassing in Nederland maar ook daarbuiten. Maar vooral omdat een struisvogel als een fantastische metafoor kan worden neergezet. Simpel uitgelegd zijn de ‘tamme’ vogels de metafoor/visualisaties van onzekerheden die binnen de verantwoordelijkheid van de ‘hoeder’, de boer, beheerst/benut dienen te worden. De wilde vogels laten zich primair niet ‘hoeden’. Zeker niet door de hoeder van de ‘tamme’ vogels.
- De Boer(in) de boer(in) staat hier voor een rolhouder in een project, programma, portfolio, organisatie of bij een asset die vanuit zijn perspectief naar de wereld kijkt. Specifiek vanuit het perspectief van waar hij/zij – de boer(in) – voor verantwoordelijk is. Voor welke onzekerheden staat hij/zij aan de lat? Wat heeft hij/zij onder zijn/haar hoede?
UFO, hoe moet ik de assen van de UFO-matrix© lezen?
In de UFO-matrix© zie je naast de vogels op en buiten de boerderij nog de begrippen ‘zeker’ en ‘onzeker’ op de ene as en ‘voorzien’ en ‘onvoorzien’ op de andere as. Hieronder geven we een uitleg hoe je de assen kunt lezen.
As 1 – Zeker versus Onzeker
Is er slechts een waarschijnlijkheid (een kans) dat een gebeurtenis optreedt dan spreken we van een onzekere gebeurtenis. Treedt de gebeurtenis zeker op (kans is gelijk aan 100%, 1) dan spreken we bij UFO van een zekere gebeurtenis.
As 2 – Voorzien versus Onvoorzien
‘Foreseen or not foreseen, thats the question’. Is de gebeurtenis benoemd en vastgelegd dan spreken we bij UFO van een voorziene gebeurtenis. Is de gebeurtenis niet benoemd en niet vastgelegd dan spreken we bij UFO van een onvoorziene gebeurtenis.
Een gebeurtenis is in deze context iets wat gebeurt. Een voorval ofwel feit dat zeker of niet zeker optreedt.
Noot 1: gebeurtenissen die je niet hebt voorzien zijn niet perse niet voorzienbaar! Daarover in een latere blog meer.
Noot 2: in de praktijk blijkt vaak dat onvoorziene gebeurtenissen in de loop van bijvoorbeeld een project benoemd zijn maar niet zijn vastgelegd, noch opgevolgd. Een gemiste kans!
UFO, gewenste gebeurtenissen versus ongewenste gebeurtenissen
Op de weg naar het bereiken van je doelstelling heb je te maken met een boel onzekerheid. Zowel positieve onzekerheid als negatieve onzekerheid.
Het effect van onzekerheid op het bereiken van je doelstelling noemt de ISO-31000 norm ‘risico’. Dit betekent dat risico zowel positief als negatief kan worden uitgelegd.
Bij Delta Pi, en dus bij UFO, praten we graag over ‘gewenste’ en ‘ongewenste’ gebeurtenissen. En over Doeldenken in plaats van Doemdenken. Weer 2 begrippen erbij. Ook daar vertellen we je in een een volgende blog meer over.
UFO, het ‘uitvogelen’
Tot zover de begrippen. Nu alleen nog even het ‘uitvogelen’. UFO helpt bij het uitvogelen welke gebeurtenissen kunnen / zullen optreden, of ze zeker of onzeker zijn, voorzien of onvoorzien en gewenst of ongewenst. En UFO helpt bij uit te vogelen wie er voor welke gebeurtenis / onzekerheid aan de lat staat en wie daarbij kan – en moet – helpen door bijvoorbeeld acties uit te voeren.
Gebeurtenissen / onzekerheden die zich laten visualiseren in de vorm van één van de acht vogels uit de UFO-matrix©. Sterker nog, alle gebeurtenissen die je kunt bedenken laten zich visualiseren in 1, niet meer, van de acht vogels.
Maar in welke vogel? En welke gebeurtenis gaat wel optreden en welke niet? Oftewel, welke vogel gaat vliegen en welke vogel niet?
Daarover in de volgende blog meer! Te beginnen met, op weg naar de kerst, de Kalkoen en de Uil!
