UFO© – De Gans en de Struisvogel – onvoorzien, maar zeker – we zien ze niet, maar ze zijn er wel!

Beter en leuker grip krijgen op het bereiken van je doelstellingen in project-, programma-, portfolio- en assetmanagement.

Welkom terug bij onze serie UFO©-blogs. Om de gedachten even op te frissen, UFO staat voor – ‘Unidentified Flying Objects’. Met de UFO-matrix willen we het gesprek over risico’s en onzekerheden richting geven om wat nog ‘Unidentified’ is zoveel mogelijk ‘Identified’ te maken. Hiermee kunnen onzekerheden beter worden beheerst en benut.

In de vorige UFO© blogs hebben we het concept van UFO toegelicht en de 8 ‘vogels’ die we daarin onderkennen. In deze blog gaan we verder met een korte toelichting op twee van de acht vogels uit de UFO matrix: de Gans en de Struisvogel.

Onvoorziene zekere gebeurtenis

Waar we bij onze voorgaande 2 blogs het hadden over voorziene gebeurtenissen, hebben we het hier over onvoorziene gebeurtenissen.

De Gans en Struisvogel staan symbool voor onvoorziene zekere gebeurtenissen. Dat zijn gewenste of ongewenste gebeurtenissen die zeker gaan optreden maar niet op het vizier van het project, programma of porfolio staan.

De Gans staat daarbij voor (on)gewenste gebeurtenissen die zeker zullen optreden, niet voorzien zijn, en waarvan de impact of omvang te beheersen dan wel te benutten is binnen de eigen verantwoordelijkheid.

De Struisvogel staat symbool voor de (on)gewenste gebeurtenissen die zeker zullen optreden, niet voorzien zijn, en waarvan de impact of omvang te beheersen dan wel te benutten is buiten de eigen verantwoordelijkheid.

Idealiter hebben we geen (nul) ganzen en struisvogels in het project, programma of porfolio maar de praktijk is weerbarstig. Niet alles wat voorzienbaar is wordt ook tijdig voorzien (in de vorm van een Kalkoen of Uil). Soms vergeten we “gewoon” zaken waar we zelf voor aan de lat staan en zijn we (bewust of onbewust) “blind” voor zekere gebeurtenissen in de context want “dat is niet onze verantwoordelijkheid”. En uiteraard zijn sommige zekere gebeurtenissen echt niet voorzienbaar.

Teruggrijpend over het voorbeeld in onze eerdere blogs over fundering: Zo kan het gebeuren in een project dat men op een oude fundering of andere bouwresten stuit terwijl dit voorzienbaar was geweest maar niet is onderzocht terwijl dit vanuit eerder opgravingen of sonderingen al bekend was. Of dat men “vergeten” is om het slopen van de oude fundering op te nemen in de planning en / of kostenraming. Voor dergelijke omissies is dan ook gangbaar om een bepaalde post aan tijd en geld voor onvoorzien op te nemen in de planning en raming.

Mijn Gans of jouw Struisvogel?

Oftewel, wie is er verantwoordelijk om de onzekerheid rondom de onvoorziene, maar zekere gebeurtenis te beheersen?

Zoals altijd geldt ook hier weer de basisregel: de (verantwoordelijkheid voor de) beheersing van de onzekerheid ligt in de basis bij de partij die de onzekerheid het beste kan benutten (in geval van een kans), of het beste kan beheersen (in het geval van een bedreiging).

Op voorhand lijkt het lastig om verantwoordelijkheden te bespreken aangezien we niet weten waar we het over hebben, het zijn tenslotte gebeurtenissen die niet voorzien zijn. Toch vallen er goede afspraken te maken over hoe omgegaan wordt met optreden onvoorziene gebeurtenissen, zeker als ze voorzienbaar waren, en bovenal over (het beperken van) de impact die er bijvoorbeeld is op de kosten en de doorlooptijd van een project, programma of portfolio. Ook geldt dat tenminste het goede gesprek moet worden gevoerd en heldere afspraken moeten worden gemaakt hoe we met verantwoordelijkheden van opdrachtnemer respectievelijk opdrachtgever omgaan.

Struisvogelpolitiek

(Domme) ganzen wil je liefst volledig voorkomen door zekere gebeurtenissen waar je zelf voor verantwoordelijk bent en die voorzienbaar zijn daadwerkelijk (proberen) te voorzien. Voor die zekere gebeurtenissen die liggen bij een ander om te beheersen of te benutten is het nog belangrijker om deze te voorzien: Hoe maken we van een Struisvogel een Uil?!

Je hoofd voor dergelijke zekere gebeurtenissen waar een ander voor verantwoordelijk is in de grond steken, struisvogelpolitiek, helpt je daar niet bij.

Het denken als opdrachtgever bijvoorbeeld dat een opdrachtnemer “van het project” is, en daarmee ook eigenaar van alle onvoorziene, zekere gebeurtenissen is een vorm van je hoofd in het zand steken. Zonder goede afspraken vooraf is men genegen om ganzen (de onvoorziene zekere gebeurtenissen die het beste beheerst kunnen binnen de eigen verantwoordelijkheid) als struisvogels te bestempelen. Dat wil zeggen, de opdrachtnemer verantwoordelijk houden voor risico’s die buiten zijn invloedsfeer liggen.

Je opdrachtnemer als onderdeel van een bestek een nieuwe fundering laten realiseren zonder dat voorgeschreven is om de aanwezige oude fundering te verwijderen en daardoor vertraging en extra kosten oplopen is geen Struisvogel maar een (domme) Gans. Dat er gedurende een bepaalde periode geen funderingspuin blijkt te kunnen worden afgevoerd in verband met een niet voorziene, maar wel voorzienbare, afsluiting van een stuk weg wegens het jaarlijkse Dorpsfestival wat altijd plaats vindt in de maand mei is dan wel weer een Struisvogel vanuit het perspectief van de opdrachtgever.

Het gebruik van de metafoor (domme) Gans herinnert ons er aan om ons eigen werk en onze eigen verantwoordelijkheid te nemen, aan “zijn we niks vergeten wat zeker voorbijkomt en waar we zelf voor aan de lat staan”. De Struisvogel daarentegen helpt ons bij het ‘in kaart brengen en houden’ van wat anderen dienen op te pakken en in het veranderen van Struisvogels in Uilen.